24 Avr
Guide sur les portails distributeurs
Les entreprises B2B (fournisseurs et distributeurs) cherchent constamment des moyens d’optimiser leurs processus de vente et de renforcer les relations avec leurs partenaires et clients.
Les portails distributeurs émergent comme une solution clé, offrant une plateforme en ligne, centralisée, pour une communication fluide, une gestion efficace des commandes, et un partage d’informations produit précis entre fournisseurs et distributeurs, et ceci jusqu’au client final.
Ces outils numériques ne sont pas seulement un canal de vente supplémentaire ; ils se définissent comme une révolution dans la manière dont les entreprises interagissent, améliorant la collaboration entre services, l’éxecution opérationnelle, et finalement, le succès dans le marché compétitif d’aujourd’hui, où l’expérience client devient de plus en plus importante.
Cet article se propose de dévoiler le monde des portails distributeurs, en examinant leurs fonctionnalités essentielles, les avantages qu’ils apportent aux relations commerciales B2B, et les meilleures pratiques pour leur mise en œuvre et utilisation optimale.
Nous aborderons aussi les limites de ces portails et pourquoi les fabricants peuvent être réticents à une adoption complète.
Que vous soyez un fabricant cherchant à améliorer l’accès à vos produits ou un distributeur en quête de solutions pour simplifier vos commandes et gestion de produits, cet article devrait vous aider à mieux comprendre les enjeux des portails distributeurs.
Qu'est-ce qu'un Portail Distributeur ?
Les distributeurs jouent un rôle crucial dans la chaîne d’approvisionnement, agissant comme intermédiaires entre les fabricants et le marché final.
Pour que cette relation commerciale fonctionne efficacement, il est essentiel que les deux parties disposent d’une interface conjointe pour l’échange d’informations sur les produits, les commandes et la logistique.
Une solution de plus en plus privilégiée pour établir cette interface d’échange de données est le portail distributeur.
Concrètement, qu'est-ce que c'est ?
Un portail distributeur est une plateforme en ligne conçu. pour faciliter la communication et la transaction entre les fournisseurs et leurs distributeurs.
Pour les fabricants, cela signifie pouvoir partager en temps réel des informations précises sur les produits, telles que les spécifications, les prix, les disponibilités en stock, et les supports marketing.
Du côté des distributeurs, cela offre un accès instantané à ces données, leur permettant de passer des commandes efficacement, de gérer leur inventaire et de commercialiser les produits auprès de leurs clients.
Il existe plusieurs acteurs, plus ou moins importants, qui ont développé des solutions pour répondre aux besoins des fabricants et distributeurs.
Des plateformes comme Salsify (anciennement Alkemiks) se positionnent comme des solutions pour améliorer l’expérience produit, et donc les ventes auprès des clients particuliers.
Les pages produit avec du contenu enrichi voient leur taux de conversion augmenter de 15 % en moyenne.
Ce type de plateforme intègre la gestion des informations sur les produits (PIM), des processus de validation des produits, des tâches automatisées…
C’est le cas ce Leclerc, leader du marché de la grande distribution, mais aussi Auchan, Mr Bricolage…
Qui proposent des portails distributeurs ?
Ils existent différents acteurs qui se sont positionnés pour répondre au besoin des fabricants et distributeur via des portails distributeurs.
En voici quelques un :
Akeneo
En plus de proposer une solution PIM avancée pour les grands groupes, Akeneo dispose d’un service nommée Supplier Data Manager qui permet aux distributeurs et détaillants de collecter efficacement les données produits de leurs fournisseurs.
Salsify
Salsify est une solution logicielle de gestion de l’expérience produit (Product Experience Management ou PXM) destinée aux marques et distributeurs.
En mai 2021, Salsify a racheté la start-up française Alkemics, spécialisée dans la gestion des données fournisseurs pour les distributeurs.
Cette acquisition a permis à Salsify d’intégrer une solution de portail fournisseur collaboratif pour collecter les données produits à la source.
Avec cette fusion, Salsify dispose désormais d’une suite complète de gestion des données produits, à la fois pour les marques et les distributeurs, renforçant ainsi sa position sur le marché européen.
Calliweb
Calliweb propose un « Portail Fournisseurs » clé en main, une plateforme permettant aux distributeurs de structurer les données et interactions avec leurs fournisseurs (création de fiches fournisseurs, échanges de documents, etc).
Fonctionnalités clés des portails distributeurs
Les portails distributeurs intègrent une gamme de fonctionnalités essentielles, conçues pour optimiser les échanges entre fabricants et distributeurs.
Voici les fonctionnalités clés qui distinguent les portails distributeurs :
Gestion de l'Information Produit (PIM) :
Au cœur de chaque portail distributeur se trouve un système PIM robuste qui centralise et organise les données produits.
Les fonctionnalités d’un PIM permettent aux fabricants de gérer de manière exhaustive les informations relatives à leurs produits, y compris les descriptions, les spécifications, les images et vidéos, et les prix.
Les distributeurs bénéficient d’un accès facile à ces informations mises à jour, essentielles pour la commercialisation précise des produits.
Automatisation des commandes et intégrations système :
Les portails B2B facilitent l’automatisation des commandes, réduisant les erreurs manuelles et accélérant le processus de vente.
Ils s’intègrent souvent avec des systèmes de gestion internes tels que les ERP (Enterprise Resource Planning) et les CRM (Customer Relationship Management), permettant un flux d’informations et une visibilité sur les opérations commerciales.
On peut donc y retrouver les bons de commande, les factures électroniques, l’historique des échanges…
Outils de communication et collaboration :
La communication en temps réel et les fonctionnalités de collaboration sont essentielles pour maintenir des relations solides entre fabricants et distributeurs.
Les portails offrent des espaces dédiés aux discussions, aux mises à jour de statut, et au partage de documents, facilitant ainsi le travail conjoint sur les projets, les promotions et les campagnes de marketing qui impliquent plusieurs personnes.
Un portail B2B, c’est donc également une plateforme collaborative.
Personnalisation et accessibilité :
Reconnaissant que chaque entreprise à des besoins uniques, les portails distributeurs peuvent proposer des options de personnalisation avancées.
Cela peut inclure des tableaux de bord personnalisés, des rapports sur mesure, et des interfaces utilisateur ajustables selon les préférences des distributeurs.
Avec l’accessibilité mobile, certains assurent que les utilisateurs peuvent accéder à la plateforme à tout moment, de n’importe où. Idéal pour des commerciaux sur le terrain par exemple.
Gestion des promotions et des remises :
Les fabricants peuvent ainsi configurer et partager des promotions, des remises et des offres spéciales directement à travers le portail en temps réel.
Les distributeurs peuvent ainsi facilement accéder à ces informations et les appliquer lors du processus de vente, augmentant le retour sur investissement des promotions.
Encore une fois, cela représente un gain de temps et surtout des promotions plus efficaces.
Rapports et analyses :
Les portails web peuvent générer des rapports détaillés et des analyses qui aident les fabricants et les distributeurs à comprendre les performances des ventes, les tendances du marché, et les comportements des clients.
Ces insights sont cruciaux pour la prise de décision stratégique et l’ajustement des tactiques de vente et de marketing.
En intégrant ces fonctionnalités clés, les portails distributeurs transforment la manière dont fabricants et distributeurs interagissent, coopèrent et réussissent ensemble. Ils ne se contentent pas de simplifier les processus opérationnels ; ils ouvrent également la voie à de nouvelles opportunités de croissance et d’innovation dans l’écosystème commercial B2B.
Quels sont les avantages des portails distributeurs ?
Avant l’avènement des portails distributeurs, les échanges entre fournisseurs et détaillants étaient plus complexes, plus lourds et plus chronophages.
Les échanges étaient principalement effectués par fichier Excel. Les distributeurs recevaient des données dans autant de formats qu’ils avaient de fournisseurs, complexifiant l’agrégation de ces données sur leur propre outil interne.
Puis, les distributeurs ont commencé à imposer de remplir leur format Excel spécifique.
La charge de travail était alors redirigée vers les fabricants, contraints d’éditer manuellement leurs données pour pouvoir commercialiser leurs produits.
Les portails distributeurs offrent ainsi des avantages significatifs par rapport aux méthodes traditionnelles de gestion des informations et des commandes.
Ces avantages touchent aux aspects opérationnels, à la qualité des relations commerciales, à la précision des données, ainsi qu’à la vitesse de vente et à la satisfaction client.
Amélioration de l'efficacité opérationnelle
Les portails distributeurs automatisent et centralisent de nombreux processus qui étaient auparavant gérés manuellement, réduisant ainsi le temps et les ressources nécessaires.
Contrairement au transfert de fichiers Excel, sujet aux erreurs et aux versions obsolètes, les portails assurent que tous les acteurs accèdent à la même version actualisée des données, améliorant l’efficacité et réduisant les risques d’erreurs.
Renforcer la relation fournisseur-distributeur
Les portails favorisent une collaboration et une communication transparentes entre fournisseurs et distributeurs, contribuant à construire des relations plus fortes et plus stratégiques.
Cette proximité digitale permet une réaction rapide aux demandes, une résolution efficace des problèmes, et une planification conjointe des promotions et des lancements de produits.
Contrairement aux échanges de fichiers statiques qui limitent l’interaction et l’engagement, augmente les allers-retours entre les deux entités et génèrent de la frustration, la plateforme en ligne permet d’avoir un interlocuteur pour faire la liaison entre fabricants et distributeurs.
Précision accrue des données produits
Avec des fonctionnalités dédiées à la gestion de l’information produit (PIM), les portails assurent une grande précision des données.
Chaque modification de produit, prix ou stock est immédiatement reflétée et accessible aux distributeurs.
Cela permet d’éliminer les incohérences et les malentendus fréquents avec l’utilisation de fichiers Excel ou formats standardisés qui ne sont pas mis à jour en temps réel et comportent plus souvent des erreurs.
Accélération du processus de vente et amélioration de la satisfaction client
Les portails distributeurs simplifient et accélèrent le processus de commande pour les distributeurs, permettant une réactivité accrue aux demandes des clients finaux.
Les commandes peuvent être passées et traitées plus rapidement, les informations sur la disponibilité des stocks sont en temps réel, et les délais de livraison sont réduits.
Tout cela contribue à une expérience client améliorée, avec moins d’attente et une plus grande satisfaction par rapport aux processus basés sur l’échange de fichiers par mail.
Les difficultés rencontrées sur les portails distributeurs
L’adoption de portails distributeurs pourrait représenter une avancée majeure dans la façon dont les fabricants et les distributeurs gèrent leurs interactions.
Cependant, comme pour toute innovation technologique, la mise en œuvre de ces services n’est pas sans défis, ni sans limites.
Voici une exploration des obstacles les plus communs ainsi que des moyens efficaces pour les surmonter.
Résistance au changement
La résistance au changement est souvent le premier obstacle.
Les distributeurs qui imposent leur portail aux fabricants doivent se montrer patient vis-à-vis de l’adoption de cette interface.
Cela implique une nouvelle manière de fonctionner, des ressources humaines et du temps de travail que tous les fabricants n’ont pas à disposition.
Ce déséquilibre peut entrainer de la résistance au changement, et cela sera d’autant plus fort si les collaborateurs côté fabricant ont le sentiment de récupérer toute la charge de travail.
Pour surmonter la résistance au changement, il est crucial d’engager les parties prenantes dès les premières phases du projet.
Des sessions de formation et de sensibilisation peuvent aider à démystifier la plateforme et à mettre en évidence ses avantages, tels que l’efficacité opérationnelle accrue et l’amélioration de la satisfaction client.
La clé est de communiquer clairement que le portail est conçu pour faciliter le travail de tous, pas pour le compliquer.
Intégration avec les systèmes existants
L’intégration des portails distributeurs avec les systèmes ERP, CRM et autres plateformes internes peut sembler intimidante.
Pour adresser ce défi, choisir des solutions de portails qui offrent une compatibilité et des API flexibles pour une intégration aisée est essentiel.
Travailler avec des fournisseurs qui comprennent vos besoins spécifiques et qui peuvent offrir un support technique expert est également crucial pour une transition en douceur.
Gestion des données produit
Assurer la précision et la cohérence des données produit à travers le portail nécessite une gestion rigoureuse.
La mise en place de procédures de gouvernance des données et l’utilisation de systèmes PIM intégrés au portail peuvent aider à maintenir l’intégrité des informations.
Il est également important d’attribuer des responsabilités claires au sein des équipes, pour la mise à jour et la vérification régulières des données, que ce soit pour les fournisseurs ou les distributeurs.
Sécurité et confidentialité des données
La protection des informations sensibles est une préoccupation majeure.
Adopter des portails qui se conforment aux normes de sécurité les plus élevées et qui offrent des fonctionnalités telles que le cryptage des données, l’authentification multi-facteurs et des contrôles d’accès granulaires est fondamental.
En outre, sensibiliser les utilisateurs à la sécurité des données peut contribuer à renforcer la protection globale.
Adoption et utilisation continues
Assurer que le portail soit adopté et utilisé de manière continue est essentiel pour réaliser son plein potentiel.
La mise en place d’un support utilisateur réactif, la création de matériel de formation accessible et l’organisation régulière de sessions de mise à niveau peuvent encourager une adoption soutenue de la part des fabricants.
Recueillir et intégrer les retours d’utilisateurs pour améliorer constamment la plateforme peut également augmenter son utilité et sa pertinence.
Notre Conclusion
Les bénéfices en termes d’efficacité opérationnelle, de relations commerciales renforcées et de satisfaction client rendent ces efforts non seulement justifiables, mais essentiels pour les entreprises cherchant à prospérer dans l’économie numérique actuelle.
Toutefois, les critiques vis-à-vis des portails distributeurs reviennent souvent au même point : c’est aux fabricants d’investir le plus de temps et de ressources humaines pour veiller à référencer au mieux leurs produits, et les moyens n’ont pas vraiment évolués.
En effet, pour importer leurs données sur le portail, les fabricants doivent saisir manuellement toutes les références, une par une, ou bien remplir un fichier Excel spécifique.
D’ailleurs, Daiteo aide les fabricants à automatiser le remplissage de ces fichiers Excel.
En 3 clics, nos clients exportent leurs données produits au format requis (Excel distributeur, FAB-DIS, ETIM, BMECat, PDF…)
De plus, une fois qu’un produit ou une gamme de produit est référencé, le distributeur peut à tout moment imposer de nouveaux champs de données à remplir, ce qui signifie que les fabricants doivent à nouveau renseigner des informations s’ils veulent que leurs produits soient référencés.
Dans le fond, le système d’échange de données produits n’a donc pas vraiment changé avec l’arrivée des portails distributeurs.
Certains fabricants peuvent ainsi mettre 30 min à référencer un produit, et ainsi une semaine entière pour toute une gamme.
En regardant vers l’avenir, les avancées technologiques telles que l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pourront peut-être révolutionner encore davantage les portails distributeurs, en offrant des niveaux d’automatisation, de personnalisation, d’efficience, et d’analyse.
Ces innovations ouvriront probablement de nouvelles voies pour une collaboration étendue, une prise de décision éclairée, et une optimisation des opérations, renforçant ainsi la position des entreprises B2B dans un marché compétitif.
Mais il est crucial de ne pas sous-estimer l’importance d’une approche équilibrée qui ne se repose pas exclusivement sur les technologies numériques, mais qui valorise également les interactions humaines et les relations commerciales traditionnelles.
La technologie devrait compléter et non remplacer les compétences interpersonnelles et les stratégies de négociation qui ont longtemps été la pierre angulaire des relations commerciales réussies.
