23 Fév
GS1 et GDSN, le guide complet
L’échange de données produit est un enjeu crucial pour les fabricants et les distributeurs.
Les données produit, ou product data, incluent des informations telles que la description du produit, les images, les spécifications, les prix et les codes-barres, qui sont essentiels pour la gestion des stocks, la tarification, le marketing et la vente.
Pour faciliter cet échange d’informations, de nombreux acteurs de l’industrie ont adopté les normes de la GS1 (pour Global Standards 1), une organisation internationale qui développe des standards pour la gestion des données produit.
Dans cet article, nous allons explorer les avantages et les enjeux de l’utilisation des normes GS1 pour la synchronisation des données produit entre les fabricants et les distributeurs.
Enfin, nous verrons quels sont les défis et des opportunités liés à l’utilisation des normes GS1 dans un contexte de plus en plus numérique et mondialisé.
Qu'est-ce que la GS1 et GDSN?
La GS1 est une organisation mondiale à but non lucratif qui développe et promeut des standards de communication entre les entreprises, en particulier pour l’identification et l’échange de données produit.
Elle est notamment responsable des codes-barres que l’on retrouve sur les produits de grande consommation.
Des normes multi-secteurs
Historiquement associés à la grande distribution, les standards GS1 sont désormais utilisés dans de nombreux autres secteurs d’activité, tels que la santé, l’industrie agroalimentaire, l’automobile, etc.
Les règles définies et mises en place permettent d’ouvrir la standardisation à un maximum de secteur possible, ainsi que des entreprises de toutes tailles.
Identifier les produits
Les standards GS1 permettent d’identifier de manière unique et universelle les produits, les emplacements, les acteurs de la chaîne logistique, etc.
Ils incluent également des normes pour l’échange de données entre les différents acteurs, ce qui facilite la gestion des stocks, la traçabilité des produits, la gestion des commandes, etc.
Les standards GS1 sont devenus indispensables pour les entreprises qui souhaitent participer aux échanges commerciaux à l’échelle internationale, en garantissant la cohérence et la fiabilité des données échangées grâce à la synchronisation de l’information.
Avoir un code GTIN est d’ailleurs obligatoire pour vendre sur Amazon, Cdiscount, Ebay, Rakuten, La Redoute..
Vous pouvez retrouver ici tous les standards GS1.
Comment fonctionne l'échange de données produit avec la GS1 et le GDSN?
Le GTIN
La GS1 repose sur un système de numérotation unique et standardisé, appelé Global Trade Item Number (GTIN), qui identifie de manière unique chaque produit et permet un échange efficace de données entre les fabricants et les distributeurs.
Les fabricants doivent attribuer un GTIN à chaque produit qu’ils souhaitent commercialiser. Le GTIN est ensuite utilisé pour générer un code-barres, qui est apposé sur l’emballage du produit. Les distributeurs peuvent alors scanner le code-barres pour récupérer le contenu lié au produit, telles que le nom, la description, le prix, etc.
Le GDSN
Pour faciliter l’échange de données, la GS1 a également développé un langage commun, appelé Global Data Synchronization Network (GDSN), qui permet aux fabricants et aux distributeurs de partager des informations fiables et à jour sur les produits en temps réel.
Le GDSN réunit un ensemble d’attribut de base nécessaire pour répertorier (GTIN, Marque), stocker (Dimensions, unités par palette..), déplacer (Code douanier, pays d’origine, dangerosité…), et vendre (PCB, prix…).
Le Data Pool fait le pont entre les bases de données des fournisseurs, des distributeurs et de la GS1.
Qu'est ce qu'un data pool ?
Un « data pool » (ou bassin de données) est une base de données centralisée où des informations sont collectées, stockées et partagées entre différentes entités.
Les data pools sont souvent utilisés pour la gestion des données de l’entreprise (MDM), de la gestion de l’information produit (PIM) ou de l’e-commerce.
Dans un data pool, l’information y est standardisée et synchronisée afin de garantir que toutes les parties prenantes utilisent les mêmes informations, afin de garantir la cohérence, la précision et la fiabilité des données.
Le data pool est important pour les grandes entreprises ou les chaînes d’approvisionnement qui doivent partager des informations sur de nombreux produits, fournisseurs et clients.
Le réseau GDSN propose ainsi un environnement dans lequel des données fiables sont échangées en continu entre les fabricants et les distributeurs.
Le processus d’échange de données produit avec le GDSN est donc assez simple : les fabricants attribuent un GTIN à chaque article et enregistrent les informations liées au produit dans le GDSN. Les distributeurs peuvent ensuite accéder à ces informations via le GDSN en scannant le code-barres du produit ou en renseignant le GTIN.
Exemple d'une utilisation du GTIN et GDSN
Prenons l’exemple d’une entreprise de fabrication de produits alimentaires qui souhaite vendre ses biens dans un supermarché. Pour ce faire, elle doit utiliser les normes de la GS1 pour identifier ses produits avec un code-barres unique. Ce code-barres contient les informations de base sur l’article, telles que le nom du produit, la marque, la taille, le poids et le pays d’origine.
Lorsque le supermarché reçoit les produits, il scanne les codes-barres et récupère les informations stockées dans la base de données de la GS1. Cela permet au supermarché de mettre à jour son inventaire et de suivre ses ventes.
Lorsque le produit est vendu, le supermarché peut utiliser le code-barres pour récupérer les informations de la GS1 et transmettre ces informations à son système de caisse pour effectuer la transaction.
De cette manière, la GS1 facilite l’échange de données produit entre les fabricants et les distributeurs, tout en garantissant l’exactitude des informations et la traçabilité des produits tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
Les enjeux de l'utilisation de la GS1 et du GDSN pour les fabricants
La GS1 offre de nombreux avantages pour les fabricants qui souhaitent échanger des données produit de manière efficace avec leurs partenaires commerciaux.
Voici quelques-uns des principaux enjeux pour les fabricants :
En utilisant des standards GS1 pour l’identification des produits et la communication des informations produit, les fabricants peuvent garantir que les données produit sont précises, cohérentes et facilement compréhensibles par leurs partenaires commerciaux. Cela permet d’éviter les erreurs de communication et les retards dans le traitement des commandes.
Des processus standardisés permettent de réduire les coûts associés à la saisie manuelle des données et à la correction des erreurs, ainsi que les délais liés au traitement des commandes.
- Réduction du nombre d’avoirs
- Diminution du nombre de commandes erronées
- Réduction du temps passé à envoyer des réclamations liées aux litiges
- Réduction du délai de commercialisation des produits
Les standards GS1 sont largement reconnus et acceptés par les régulateurs gouvernementaux et les organismes de normalisation, ce qui permet aux fabricants de se conformer aux exigences réglementaires en matière d’identification des produits et de traçabilité.
Les fabricants peuvent améliorer la visibilité de la chaîne d’approvisionnement et la traçabilités, ce qui peut être particulièrement utile en cas de rappel de produits.
- Simplification de la traçabilité des commandes
- Diminution du nombre de retours
- Amélioration du pourcentage de commandes parfaites
- Diminution des commandes d’urgence
Le cas de Johnson & Johnson / GDSN
En synchronisant ses 1300 produits dans le réseau GDSN, l’entreprise pharmaceutique a pu :
- Réduire les ruptures de stock de 2,5% chez Wal-Mart U.S.
- Faire passer les délais de création de 10 à 2 jours en moyenne,
- Faire passer les délais de maintenance d’une fiche-produit de 10 jours à moins de 24 heures,
- Eliminer les pénalités liées à l’intégrité des données
Les enjeux de l'utilisation de la GS1 et GDSN pour les distributeurs
La GS1 offre également des avantages pour les distributeurs.
Voici les principaux enjeux de son utilisation pour eux :
- Diminution du nombre de commandes erronées
- Amélioration du taux de service
- Amélioration de la visibilité en termes de prévision des niveaux de stock
- Simplification et amélioration du suivi des ventes par catégorie
La GS1 aide à normaliser les données produit et simplifie donc de nombreux process dans l’entreprise :
- Simplification du suivi des résultats de l’entreprise
- Possibilité de sourcing mondial
- Mise en place de synergie entre toutes les entités de l’entreprise
- Elimination des bases de données redondantes
Les codes à barres GS1 permettent de retracer l’historique des produits depuis leur fabrication jusqu’à leur vente, ce qui est particulièrement important en cas de rappel de produits.
- Réduction des erreurs de réception des marchandises
- Diminution du nombre de retours marchandises
- Réduction des retards de commandes/livraisons
- Diminution du stock de sécurité / excédentaire
- Optimisation du transport des marchandises
Les fournisseurs qui utilisent la norme GS1 offrent des données plus fiables et plus précises aux distributeurs, ce qui facilite les relations entre les deux parties :
- Augmentation du nombre de fournisseurs potentiels
- Réduction du délai de commercialisation des produits
- Diminution du nombre de litiges factures
Les distributeurs peuvent offrir une meilleure expérience client en garantissant que les informations sur les produits sont correctes, ce qui permet d’éviter les erreurs liées à la saisie manuelle et de s’assurer que les informations sur les produits sont cohérentes et précises.
Le cas de Walmart / GDSN
Depuis 2019, Walmart US demande à chacun de ses fournisseurs que leurs articles soient reliés à un GTIN.
Voici les gains qui ont été évalués :
- La durée pour la maintenance des informations produits est passée de 15-30 jours à 1 jour
- Les ruptures de stock ont été réduites de 2,5%.
Les limites de l'utilisation de la GS1 et GDSN
La GS1 est un standard de référence pour l’échange de données produit, mais son utilisation présente également des limites et des défis.
Un coût initial
L’adoption de la GS1 peut être coûteuse pour les entreprises, en particulier pour les petites et moyennes entreprises.
En effet, cela implique souvent des investissements dans des technologies et des processus pour mettre en place une infrastructure compatible avec la norme.
Une expertise à développer
La GS1 nécessite une certaine expertise technique, ce qui peut constituer un défi pour les entreprises qui ne disposent pas de ressources en interne pour la gestion de leurs données produit.
L’entité gérant la norme GS1 propose ainsi des formations autour des thématiques telles que l’identification des produits, la gestion des données, l’automatisation des échanges commerciaux, la traçabilité…
Une norme pas encore mondialisée
La GS1 est une norme mondiale, mais elle n’est pas encore adoptée de manière uniforme dans tous les pays et toutes les industries. Cela peut entraîner des problèmes de compatibilité entre les systèmes et des difficultés dans l’échange de données produit avec des partenaires commerciaux à l’étranger.
Remplir la matrice GS1
Si les données produits ne sont plus problématiques une fois dans le réseau GDSN, il faut toutefois les y introduire sous un format bien spécifique.
Ce format Excel peut être complexe à remplir, d’autant plus s’il existe une grande variété de produits et qu’il faille les mettre à jour régulièrement.
Ce problème se complexifie si votre entreprise a également d’autres matrices de distributeurs à remplir.
Concernant ce sujet, Daiteo vous accompagne afin de remplir automatiquement les matrices de vos distributeurs avec vos données produits.
Vous voulez en savoir plus ? Découvrez notre solution d’export automatique de matrice.
Sources
- https://www.gs1.fr/propos-gs1-france
- https://www.gs1.fr/propos/lorganisation-gs1-monde
- Walmart Announces GTIN changes for US Suppliers
- Introducing serialisation at Johnson & Johnson Supply Chain | GS1
